Respect! 17 jobs die alle administratieve bediendes moeten kunnen

Ben jij nog van het idee dat secretaresses de hele dag koffieklets houden en ondertussen hun nagels zitten te vijlen of te lakken? Think again! Secretaresses of administratieve bediendes moeten tegenwoordig heel wat uiteenlopende taken combineren en hebben een veeleisende job. Zeker op secretaressedag mogen we dat wel eens extra in de verf zetten, dus hier volgen niet minder dan 17 jobs die ze allemaal moeten kunnen. Wow!

1. Typiste

© Giphy

Uiteraard kan een secretaresse vlotjes blind typen. Mails versturen, brieven opstellen, documenten aanmaken, het hoort er allemaal bij.

2. Archiefmedewerker

© Giphy

Ze beheert ook de archieven, digitaal én op papier. Documentje nodig? De secretaresse weet in één twee drie te zeggen waar je het precies kan terugvinden.

3. Telefoniste

© Giphy

Telefoontjes beantwoorden en doorschakelen naar de collega's, dat doet ze er tussendoor ook wel even bij. Mét de glimlach, uiteraard.

4. Vertaler

© Giphy

Secretaresses hebben meestal een uitmuntende talenkennis. Logisch ook, ze moeten vaak documenten of brieven vertalen naar het Frans of Engels, en plegen al eens een telefoontje in een andere taal. Heel vaak spreken ze ook nog een extra taal, zoals Duits, Spaans of zelfs Russisch.

5. Barista

© Tumblr

Wie zorgt er 's morgens dat er koffie is voor de collega's? Wie brengt een kopje koffie naar de bezoekers? Juist, de secretaresse!

6. Stockbeheerder

© Giphy

Ze is ook verantwoordelijk voor het beheren van het bureaumateriaal, en zorgt ervoor dat er op tijd nieuwe balpennen, enveloppen en dozen printpapier worden besteld. En het is dankzij haar dat er altijd suiker en melk is voor in je koffie ;-).

7. Planner

© Giphy

Ook plannen is een deel van haar job. Zo plant ze afspraken in de agenda's van managers, en plant ze wie er wanneer gebruik kan maken van welke vergaderzaal.

8. Notulist

© Giphy

Secretaresses zijn vaak aanwezig bij belangrijke vergaderingen, zodat ze notities kunnen nemen van wat er besproken wordt en ze achteraf een verslag kunnen sturen naar de betrokken partijen.

9. Reisagent

© Giphy

Moet er iemand van het bedrijf op zakenreis, dan is het de secretaresse die de administratieve kant op zich neemt. Ze zorgt voor vliegtickets, organiseert de hotelovernachtingen en regelt een huurauto.

10. Postbode

© Giphy

De secretaresse zorgt ervoor dat de inkomende post bij de juiste collega terechtkomt en dat de uitgaande brieven gefrankeerd worden en effectief op de post gaan.

11. Projectcoördinator

© Giphy

Secretaresses coördineren heel vaak de administratieve kant van projecten. Dit gaat bijvoorbeeld van offerte over bestelling tot levering en facturatie: bij alle stappen zorgt zij voor de nodige administratieve opvolging, en informeert ze haar collega's.

12. Boekhouder

© Giphy

Secretaresses worden ook vaak ingeschakeld op de boekhouding. Ze sturen facturen uit, informeren de klanten over prijsstijgingen, bellen hen op over openstaande facturen en controleren betalingstermijnen wanneer er een bestelbon binnenkomt.

13. Event planner

© Giphy

Ook wanneer er klantenevenementen, congressen of bedrijfsfeesten georganiseerd worden, is de secretaresse betrokken partij. De zaal huren, overleggen met de catering, uitnodigingen uitsturen, inschrijvingen registreren, it's part of the job!

14. Verkoopmedewerker

© Giphy

Een secretaresse is vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten. Ze beantwoordt hun vragen, stelt offertes op en volgt achteraf de bestelling verder op.

15. Marketing medewerker

© Giphy

Ook op de dienst marketing kan een secretaresse haar steentje bijdragen. Zo helpt ze bij het up-to-date houden van de website en zorgt ze voor voldoende brochures of promotiemateriaal.

16. IT-specialist

© iStock

Secretaresses kunnen uiteraard vlotjes overweg met de nieuwste softwarepakketten. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, ... Ze kennen alle shortcuts op hun duimpje en gieten documenten probleemloos in de juiste lay-out.

17. Reddende engel

© Giphy

Welk probleem je ook hebt, secretaresses zullen je met veel plezier bijstaan. Of het nu is om de kerstboom in de refter te versieren, foldertjes te plooien of je wegwijs te maken in een bepaald project: ze staan altijd voor je klaar.

Secretaresses zijn dus een krak in multitasken. En ze verdienen tonnen respect voor alles wat ze achter de schermen doen. Vandaag mogen ze dus terecht eens in de bloemetjes gezet worden :-).

Lees meer