Onderhandelen doen we elke dag, bewust of onbewust. Of we nu ondernemer zijn of niet. Van de invulling van je zondagmiddag met je familie tot een sollicitatiegesprek voor een nieuwe baan. Van de keuze voor dat nieuwe restaurant voor een diner met vrienden tot de film die er op tv gezien wordt. Zakelijk ligt onderhandelen wel wat moeilijker, al is het maar dat de belangen, meestal financiële belangen, er groot kunnen zijn en de gevolgen erg zwaar.
1- Een grondige voorbereiding
De partij met de beste voorbereiding zal het stevigste in zijn schoenen staan als deze beginnen te knellen. Tracht te weten te komen waarom je tegenpartij iets wil, en welke waarde ze eraan hechten. Wat zal hun ‘Run Away‘ punt zijn, het punt waarop de tegenpartij andere alternatieven interessanter begint te vinden dan de deal op tafel. Waarde is subjectief en moet je inschatten vanuit het perspectief van je tegenpartij.
En informeer je naar jouw tegenstrever zijn achtergrond, zijn motieven en stijl van onderhandelen. Vinden zij de wederzijdse relatie belangrijk of gaan ze voor de win-lose? En welke volmachten hebben deze onderhandelaars aan tafel? Kunnen zij dadelijk beslissen? Om moeten zij telkens met een achterban raadplegen?
Allemaal elementen die jouw strategie gaan bepalen om een succesvolle onderhandeling te voeren waarin jij je objectieven binnenhaalt.
2- Scheid de mensen en emoties van het probleem
Speel op de bal en niet op de speler. Bij erg emotionele onderhandelingen, waar je zelf nauw bij betrokken bent, kan het raadzaam zijn een derde partij in te schakelen als mediator. Zodat je geen emotionele toegevingen doet op een zwak moment. Gehaaide onderhandelaars spelen soms in op je emoties, waardoor je minder rationeel de zaak bekijkt en misschien iets over het hoofd kan zien. Blijf focussen op waarde en belangen en niet op posities en ego’s.
Soms kan er geen overeenstemming op een bepaald punt gevonden worden? Door het probleem te isoleren, komen de feitelijke redenen en eventueel verborgen agenda’s makkelijker naar boven.
3- Hou de regie in handen
Agenda’s, notulen en notities kan je best zelf in handen houden. Dan kan jij beslissen wat er uiteindelijk in komt te staan en wat er niet in staat. En welke sfeer deze scheppen. Zulke notulen worden vaak nog doorgestuurd aan derden die niet op de onderhandeling present waren.
Definieer schriftelijk de wijze en procedure waarop er zal onderhandeld worden, de agenda en het tijdsframe. Als je zelf de agenda opmaakt, kan je beslissen welke punten eerst aan bod komen. Dit kan een grote strategische rol spelen. Onderhandelaars zijn geneigd naar het einde toe zich iets flexibeler op te stellen en meer toegevingen te doen. En vooral punten met weinig waarde voor hen maar een grotere voor jou. Er is al tenslotte zo veel tijd ingekropen. Hieronder meer over tijdsdruk uitspelen.
Definieer samen ook de objectieve criteria en maatstaven welke gedurende de onderhandeling eventueel gebruikt kunnen worden. Geen verrassingen. Een afgeronde Due Diligence en Data Room zijn objectief voor beide partijen.
Zo kan er na harde en moeilijke onderhandelingen nog altijd een constructief gevoel overblijven bij beide partijen. En ja, enkel bomen komen elkaar niet meer tegen, en dan nog….
4- Creëer schaarste
Ervaren onderhandelaars en verkopers weten als geen ander dat schaarste mensen automatisch onder druk zet. Want hoe kleiner het aanbod, hoe groter de begeerte. Kijk maar eens naar dat ‘unieke’ kunstwerk, de ’laatste’ stuks voorradig in de winkel, de ‘golden vip’ uitnodigingen en ‘de opportuniteit’ van je leven. ‘Deze kans komt nooit meer terug’ volgt er dan meestal vanuit de tegenpartij. Een goede voorbereiding en daardoor kennis van de markt, zie punt 1, zal je in ieder geval munitie geven om deze argumenten te counteren als ze bij jou toegepast worden. Weinig aanbod en veel vraag is een eeuwenoud marktprincipe dat nog altijd werkt.
5- Speel met tijdsdruk
Samen met schaarste is ook tijd een drukmiddel. Je krijgt minder tijd om alles uit te spitten. Zo kan de ene partij de andere een deadline opleggen. ‘Aanbod geldig tot…’ of ‘graag je beslissing voor…’ Met minder tijd is er minder oog voor details en worden verwachtingen wat lager gezet. Een gevoel van tijdgebrek zet sneller aan tot het maken van compromissen en beslissingen. Maar omgekeerd kan het ook de prijs beïnvloeden, bijvoorbeeld met producten met vervaldata. Vermijd in ieder geval bij je onderhandelingen dat tijdsdruk in jouw nadeel speelt. Wanneer iemand je een deadline stelt, reageer daar dadelijk op met een ander, voor jou betere, planning.
Deze 5 tips kunnen je al een basis tot onderhandelen geven maar zijn nog maar een topje van de ijsberg. Bij een ervaren onderhandelaar zal je bijna niet merken dat hij of zij een arsenaal van beïnvloedingstechnieken op je loslaat. Mijn ervaring heeft me geleerd dat wanneer een voorstel te mooi aanvoelt om waar te zijn, het waarschijnlijk ook niet waar zal zijn.
Hendrik Hellemans is zaakvoerder en business coach van Coachingplanet.be en auteur van het boek ‘Het Strategisch Succesmodel’