Lange mails hebben afgedaan. Meer zelfs, succesvolle mensen sturen enkel korte mailtjes, stelt Will Schwalbe, die samen met David Shipley Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better schreef.

“Omwille van verschillende redenen worden korte e-mails meer geassocieerd met mensen aan de top van de pikorde”, zegt Schwalbe aan de Huffington Post. “Wanneer je ook enkel korte mails stuurt, verkeer je in het gezelschap van de beslissingsnemers”. Bovendien zijn korte mails veel respectvoller voor iemands tijd en is de manier waarop we omgaan met mails veranderd, luidt het. “We gebruikten e-mail in het begin enkel op desktopcomputers, en nu vooral op handhelds”, zegt Schwalbe. “Een lange e-mail is lastiger om te lezen op een handheld omdat je dan eindeloos moet scrollen.”

Er bestaat zelfs een beweging die vindt dat mails maximum vijf zinnen lang mogen zijn. “Behandel alle e-mails als sms-berichten, en gebruik een beperkt aantal letters per antwoord,” zegt de website Five Sentences. “Maar aangezien het te vervelend is om letters te tellen, tellen we zinnen.” Andere bewegingen vinden vijf zinnen nog te veel, en ijveren voor nog minder.

Tijd

“Een paar jaar geleden stelde ik vast dat ik ver achter lag met e-mail, waarna ik begon te kijken naar de redenen daarvoor,” ligt Mike Davidson van de Five Sentences-beweging uit aan de Huffington Post. “Wat ik ontdekte over e-mail is dat er een onevenredige hoeveelheid van vereist is. Iemand heeft maar een seconde nodig om een mail te schrijven met een open vraag, maar die vraag vereist vaak een veel langer, ingewikkelder antwoord. Telefoonconversaties, sms-berichten en zelfs Twitter vereisen dezelfde mate van participatie van alle partijen.”

Davidson richtte vervolgens zijn beweging op omdat hij niemand voor de borst wou stoten. Hij stuurt bij elke korte mail een disclaimer mee over de lengte met een link naar de website waar uitleg staat over de redenen daarvoor. “Wanneer je een universeel beleid hebt, is er niets om op je tenen getrapt te zijn”, luidt het.

“Wanneer je mail langer is dan een paragraaf of twee, stellen mensen het lezen ervan vaak uit en zal je ook langer moeten wachten op een antwoord”, stelt online-lerenexpert Mattan Griffel in een post over hoe je drukke mensen je mails doet lezen. “Niets enerveert mensen meer dan een mail waarin iemand een hoop informatie stuurt maar niet zegt wat hij wil dat ze doen.”

Daarom een paar tips:

1. Beperk de achtergrondinfo

Mensen hebben niet zo veel achtergrondinformatie nodig als je denkt. Ze hebben liever dat je snel ter zake komt, en vragen je later wel om uitleg wanneer iets niet duidelijk is. 

2. Verspil je onderwerpregel niet

In veel maildiensten zijn de onderwerpregel en een of twee lijnen het enige wat je ziet in het mailoverzicht. Verspil de subject line dus niet aan ‘Hallo’ terwijl je ook ‘Zaterdag vergadering?’ kan schrijven. Zo heeft de ontvanger een idee waarover de mail gaat en zal hij er sneller op klikken.

3. Kort is niet gelijk aan bot

“Hoe kort je mails ook zijn, er is altijd plaats voor een vriendelijke, opgewekte noot. En vergeet dat niet. Kort betekent niet dat het oké is om bevelen in het rond te blaffen”, besluit Schwalbe.