In het kort

• AI-gebruikers besteden meer tijd aan administratieve coördinatie dan niet-gebruikers.
• Hiaten in de organisatorische context zorgen voor een kostbare „coördinatiebelasting“ voor managers.
• Geïntegreerde kennislagen kunnen de coördinatielast met 27 procent verminderen.

Uit onderzoek van het in Helsinki gevestigde bedrijf In Parallel komt een verrassende trend naar voren: managers die kunstmatige intelligentie in hun dagelijkse routine integreren, besteden juist meer tijd aan administratieve coördinatie dan degenen die deze tools vermijden.

Uit de analyse van een groep van 247 managers uit vijf verschillende landen bleek dat dagelijkse AI-gebruikers ongeveer 20,3 uur per week besteden aan afstemmingswerkzaamheden, terwijl niet-gebruikers daar slechts 9,1 uur aan besteden.

Kosten van de coördinatielast

Dit fenomeen, dat het bedrijf een „coördinatielast“ noemt, heeft te maken met de herhaalde inspanningen die nodig zijn om teamleden en beslissingen op één lijn te brengen voordat het echte productieve werk kan beginnen. Gemiddeld verliezen managers wekelijks 16,5 uur aan activiteiten zoals statusupdates, het verduidelijken van projectdetails en het zoeken naar gegevens.

Interessant genoeg is er een aanzienlijke kloof tussen wat managers denken en de werkelijkheid: terwijl managers dachten dat coördinatie 21 procent van hun tijd in beslag nam, bleek uit gedetailleerde metingen dat dit in werkelijkheid 41 procent was. Statusvergaderingen waren goed voor bijna de helft van deze tijd, terwijl de rest werd besteed aan het doorzoeken van e-mails, chatlogs en documenten.

Kloof in de organisatorische context

Uit het onderzoek blijkt dat AI niet de oorzaak is van dit extra werk. Het probleem ligt eerder in een gebrek aan organisatorische context. De huidige AI-tools zijn effectief in het versnellen van individuele taken, maar hebben moeite om de geschiedenis van bedrijfsbeslissingen of de nuances van interne verantwoordelijkheden te begrijpen.

Markku Mäkeläinen, de CEO en medeoprichter van het bedrijf, merkte op dat bedrijven weliswaar verwachtten dat AI ‘routinewerk’ zou wegwerken, maar dat het in plaats daarvan de individuele output heeft verbeterd zonder de overhead te verminderen die nodig is om een team te leiden.

AI-contextlaag

Om dit aan te pakken heeft In Parallel een ‘AI-contextlaag’ ontwikkeld die projectgeschiedenis en organisatorische kennis met elkaar verbindt, waardoor data toegankelijker wordt voor zowel mensen als machines.

Uit het onderzoek blijkt dat AI-assistenten met deze gedeelde interne context de coördinatielast met zo’n 27 procent kunnen verminderen, waardoor managers gemiddeld 4,4 uur per week besparen.

Toekomst van bedrijfs-AI

Volgens medeoprichter Kristian Luoma wordt de toekomst van bedrijfs-AI niet bepaald door de kracht van de modellen zelf, maar door hoe effectief deze systemen integreren met de bestaande kennis van een bedrijf. Het belangrijkste doel voor de volgende generatie bedrijfssoftware is ervoor te zorgen dat de juiste informatie beschikbaar is voor elke medewerker en AI-tool, precies wanneer die nodig is.

Schrijf je hieronder in voor onze GRATIS nieuwsbrief