Ga jij ook van to-do-lijst naar to-do-lijst naar paniekaanval? Dan ben je waarschijnlijk op zoek naar een manier om efficiënter te werken. Dé efficiëntste werkwijze heet volgens de Harvard Business Review ’timeboxing’. Wij leggen jou even uit waarom we denken dat ook jij timeboxing misschien eens moet proberen. 

Als jij sowieso al een to-do-lijst hebt én bijhoudt, dan willen we je feliciteren. Maar voor de andere onderpresterende werkmensen onder ons blijft het toch een uitdaging. Efficiënt werken en toch een overzicht behouden, ’t is geen evidentie. Volgens de Harvard Business Review, die een jaar lang honderd lifehacks uitprobeerde, steekt één methode er met kop en schouders bovenuit. ‘Timeboxing’ heet ie en het is een eenvoudige manier om je leven te organiseren.

Inplannen

Met timeboxing bedoelen ze bij HBR dat je, telkens je er een taak bijkrijgt, die meteen inplant in je agenda. Stel dat je een factuur binnenkrijgt, en je wil die niet onmiddellijk betalen, dan zet je in je kalender tien minuten aan de kant om morgen, om kwart na tien, die factuur te betalen. Je zet dus niet op je to-do-lijst ‘facturen betalen’ om die taak dan op een nog nader te bepalen dag of leeg moment te betalen. Nee, je plant het in in je kalender.

Hier zijn de 9 beste technologische lifehacks voor thuis.

Dat heeft volgens HBR niet minder dan vijf voordelen, en die hangen ook samen met vijf nadelen van een traditioneel to-do-lijstje. Zo’n lijstje zorgt er allereerst voor dat je teveel keuzes krijgt. Ten tweede kies je uit die lijst sowieso makkelijke taken eerst. Een derde probleem is dat je dus belangrijke, maar niet dringende taken als laatste doet (een nieuwe vaardigheid leren, bijvoorbeeld). Ten vierde kan je op een to-do-lijst niet zien of je zelfs tijd hebt om die taak uit te voeren. Een laatste probleem is dat to-do-lijstjes, laat ons eerlijk zijn, ons niet dwingen om taken uit te voeren. Agenda’s doen dat wel, zeker gedeelde agenda’s op kantoor.

Voordelen van je agenda scherp bijhouden

Maar wat zijn dan de voordelen buiten die dwingendheid? Timeboxing laat je je werk relatief tegenover elkaar zetten. Dat wil zeggen dat, als je weet dat je op een bepaalde dag een deadline hebt en je twaalf uur nodig hebt om de taak af te werken, je ze twee dagen voordien in je agenda moet inplannen. Het is ook een visuele reminder.

Met deze lifehack moet je je oortjes nooit meer ontwarren!

Een tweede voordeel is dat een gedeelde agenda je makkelijker laat samenwerken met collega’s. Als al je belangrijke taken in je agenda staan, dan weet jij hoe groot je workload is, maar je collega’s ook. Op die manier vermijd je dat je taken op jezelf neemt waar je eigenlijk geen tijd voor hebt. Dat wil niet zeggen dat je geen privé-agenda moet hebben, maar een goede afbakening zal ook je work-life balans beter in evenwicht brengen.

Productiever met timeboxing

Voordeel nummer drie: je gaat exact weten wat je de afgelopen tijd gedaan hebt. Heb je op het einde van de week het gevoel dat je niet weet waar al die tijd naartoe gegaan is? Het staat in je kalender. Vlak voor een evaluatie kan je snel even in je agenda kijken, want alles staat erin. Wat heb je gedaan? Waar zaten de problemen? Heb je voldoende tijd of heb net tijd over en kan je wat meer verantwoordelijkheden aan?

Een vierde, niet onbelangrijk voordeel is dat je substantieel meer controle over je werk krijgt. Dat lijkt misschien triviaal, maar het is blijkbaar één van de belangrijkste factoren voor geluk op het werk. Daarbij zal je minder geneigd zijn om afleiding toe te staan: deze periode dient namelijk om deze deadline te halen. Je krijgt ook telkens een beetje een high als je een periode afwerkt. Dubbele win.

Deze 19 brilliante lifehacks gaan je leven zoveel eenvoudiger maken!

Als laatste: merk je bij jezelf dat je soms over een taak ettelijke uren doet, terwijl ze eigenlijk slechts een uurtje geconcentreerd werk vraagt? De ‘wet van Parkinson’ zegt, kort door de bocht, dat je werk groter wordt naarmate de tijd die je hebt om het af te werken. Hoe meer tijd je hebt voor een taak, hoe langer ze duurt, met andere woorden. Timeboxing haalt die factor weg, want je hebt jezelf een bepaalde hoeveelheid tijd toegestaan. Met andere woorden: timeboxen verhoogt jouw productiviteit.