In tijden van achttien apps op je telefoon begint het archaïsch te worden, maar een goede e-mail schrijven is nog steeds een kunst. Zeker in een zakelijke context, maar ook om naar je prof te mailen, is ’t belangrijk dat je je punt kan duidelijk maken op een beleefde, duidelijke manier. Wie is er een beter voorbeeld dan de man achter Apple? 

E-mail is tegenwoordig de vervanging geworden van de brief: ’t is een visitekaartje voor wie solliciteert, een manier om duidelijk te maken dat je het serieus meent. Maar dan moet het wel een goede mail zijn. Bij Inc. keken ze naar een mail van Steve Jobs om aan te tonen welke elementen er in dé perfecte email zitten. Want was er iemand ooit succesvoller dan Steve Jobs? Juist ja.

De e-mail is er eentje in een reeks gesprekken tussen Jobs en James Murdoch, die indirect ook baas is van uitgeverij Harper Collins. Om de iPad te lanceren, was het cruciaal dat Murdoch zijn prijzen voor e-books bijstelde, voor Jobs was het belangrijk dat ook HarperCollins-boeken konden aangeboden worden aan zijn Apple-klanten. Kijk even mee naar wat er in zijn e-mail staat:

Laten we even kijken naar wat deze e-mail zo succesvol maakt. Vergeet niet: het gaat eigenlijk om heel zware onderhandelingen.

1. Hij spreekt de persoon aan met de naam

Dat klinkt misschien een beetje ridicuul maar veel mensen vergeten dat een persoonlijke aanspreking altijd beter werkt dan een generalistische term. Zeg dus niet ‘Beste,’ maar ‘Beste mevrouw Janssens’. Als je echt niet weet wie je moet aanspreken, dan mag een algemene term natuurlijk wel.

2. Kort, helder en logisch opgebouwd

Nee, om iets te krijgen dat je wil, hoef je geen heel essay te schrijven. Het volstaat om duidelijk en helder te zijn: de ontvangende persoon weet heus wel dat je iets nodig hebt. Maar neem de tijd om een e-mail te schrijven: maak eerst een kladje. Vraag jezelf ook af, eens je aan het herlezen bent, hoe jij je zou voelen als je deze e-mail kreeg. Is het een duidelijke e-mail? Is hij makkelijk om te lezen (puntjes of genummerde argumenten werken echt) en heb je niet te veel geschreven?

3. Gedraag je zoals een echte persoon, geen robot

Nog een toptip: gebruik geen jargon tenzij het noodzakelijk is. Als je een ingenieur bent, die details over bruggen bouwen moet communiceren, is dat gepast. Anders niet. De meeste mensen appreciëren het dat ze met een echte persoon aan het praten zijn. Gedraag je dan ook zo.

4. Niet slordig zijn

Spelling, interpunctie en een normale zin vormen, zijn echt de basisbouwstenen voor een goede e-mail. Dat gebeurt niet van de eerste keer: herlezen is dus de boodschap.

5. Maak ruimte voor je gesprekspartner

Op het einde van de e-mail vraagt Jobs of Murdoch eventueel andere alternatieven ziet. Het is een eenvoudige zin, met weinig tierlantijntjes, maar het toont wel redelijkheid en misschien komt er nog wel iets waar jij nog niet aan had gedacht. Overigens ging Murdoch zonder meer akkoord met Jobs’ voorwaarden, twee dagen na deze mail. Het wérkt dus ook gewoon.

6. Sluit netjes af

Geen ‘yo’, ‘mvg’, of ‘ciaokens’ op het einde van je e-mail: gebruik gewoon een zin of, in iets minder formele context, sluit gewoon af met je naam. Let op: ‘met vriendelijke groeten’ klinkt dan wel netjes, soms kan het ook overkomen als een passief-agressief statement. Pas je afsluitende groet dus aan je e-mail aan.